På en norsk CV holder det med navn, telefonnummer, e-post, bosted (by eller kommune) og gjerne lenke til LinkedIn. Fødselsnummer skal aldri stå der, mens alder og bilde er helt valgfritt. Når CV-en først er sendt, gjelder GDPR: arbeidsgiveren må fortelle deg hvorfor de lagrer den og hvor lenge, og du kan be om innsyn og sletting.
Artikkelen tar for seg begge sider. Først hva du selv bør skrive inn, deretter hva du har krav på etterpå. Merk at dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.
Personopplysninger som hører hjemme på CV-en
Personalia-delen øverst på CV-en har én jobb: at arbeidsgiveren skal kunne kontakte deg og vite omtrent hvor du bor. Alt utover det er enten valgfritt eller unødvendig.
| Opplysning | Ta med? | Kommentar |
|---|---|---|
| Fullt navn | Ja | Det navnet du bruker til daglig, også på LinkedIn |
| Mobilnummer | Ja | Ett nummer, med landskode hvis du søker i utlandet |
| E-post | Ja | En nøktern adresse, gjerne fornavn.etternavn |
| Bosted | Ja | By eller kommune er nok, for eksempel «Drammen» |
| LinkedIn-profil | Anbefalt | Bruk den korte, egendefinerte URL-en |
| Gateadresse | Valgfritt | Sjelden nødvendig. Mange dropper den |
| Fødselsdato eller alder | Valgfritt | Ditt valg, se under |
| Bilde | Valgfritt | Vanlig i privat sektor, aldri et krav |
| Førerkort | Hvis relevant | Ta med når jobben krever bil eller kjøring |
| Statsborgerskap eller arbeidstillatelse | Hvis relevant | Nyttig hvis du ikke er norsk statsborger eller EØS-borger |
| Sivilstand og barn | Nei | Har ingen betydning for jobben |
| Helse, religion, politikk | Nei | Særlig sensitive opplysninger, hold dem utenfor |
| Fødselsnummer | Aldri | Se forklaring under |
Et ferdig personalia-felt kan se slik ut:
Ingrid Haugen
Prosjektkoordinator
912 34 567 · [email protected] · Bergen
linkedin.com/in/ingridhaugen
Fire linjer er nok. Vil du se hele CV-oppsett, har vi en egen guide til hvordan du skriver CV.
Hvorfor fødselsnummer aldri skal stå på CV-en
Fødselsnummeret er nøkkelen til mye av identiteten din i Norge, og en CV sendes til mange mottakere, lagres i rekrutteringssystemer og videresendes internt. Datatilsynet skriver at fødselsnummeret bare kan brukes når det er saklig behov for sikker identifisering (personopplysningsloven § 12). En arbeidsgiver har ikke det behovet når søknaden din skal vurderes. Fødselsnummeret trengs først når du er ansatt og skal inn i lønnssystemet, og da gir du det direkte til arbeidsgiveren.
Det samme gjelder kopier av pass, bankkontonummer og lignende. Ingen av delene skal ligge i en søknad.
Bør du ha alder eller fødselsdato på CV-en?
Det er helt opp til deg. Tidligere var fødselsdato fast inventar i norske CV-er, og mange har det fortsatt med. I dag er det like vanlig å la det være.
Noen tommelfingerregler:
- Ung søker: Fødselsdato kan være nyttig hvis du søker deltidsjobb eller sommerjobb der det finnes aldersgrenser, for eksempel jobber der du må ha fylt 18 år.
- Erfaren søker: Mange velger å droppe alder for at erfaringen skal tale for seg. Datoene i utdanningen gir uansett et inntrykk.
- Offentlig sektor: Søker du jobb i stat eller kommune, kommer alderen din uansett på den offentlige søkerlisten, se lenger ned.
Arbeidsgivere har ikke lov til å diskriminere på grunn av alder (arbeidsmiljøloven kapittel 13). Det betyr ikke at det aldri skjer, men det betyr at du ikke er forpliktet til å oppgi det.
Bilde på CV-en
Bilde er et valg, ikke en plikt. I privat sektor, særlig i kundevendte roller, er det vanlig. Noen offentlige arbeidsgivere bruker anonymisert rekruttering og ber deg la det være. Bildet er også en personopplysning, så det følger de samme reglene som resten av CV-en hos arbeidsgiveren. Vi har skrevet mer om fordeler og ulemper i bilde på CV.
Velger du bilde, bør det være et nøytralt, oppdatert portrett, ikke et beskåret feriebilde. Har du ikke ett du er fornøyd med, kan du lage et profesjonelt portrettbilde for CV fra noen selfier.
Dette kan ikke arbeidsgiveren spørre om
Likestillings- og diskrimineringsloven § 30 sier at arbeidsgiver som hovedregel ikke kan innhente opplysninger om graviditet, adopsjon eller planer om å få barn, religion eller livssyn, etnisitet, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet eller kjønnsuttrykk. Det gjelder både i skjemaer og på intervju. Det finnes snevre unntak, for eksempel når opplysningen er avgjørende for selve jobben.
Arbeidsmiljøloven har to regler til. Etter § 13-4 kan arbeidsgiveren ikke innhente opplysninger om hva du mener om politiske spørsmål, eller om du er medlem av en fagforening. Etter § 9-3 kan de bare innhente helseopplysninger som er nødvendige for oppgavene i stillingen. Du har altså ingen grunn til å skrive noe av dette på CV-en av eget tiltak.
GDPR og CV: hva skjer etter at du har sendt den?
Så snart arbeidsgiveren mottar CV-en din, behandler de personopplysninger, og personvernforordningen (GDPR) gjelder. Det er arbeidsgiveren som har pliktene, ikke du. Du trenger altså ikke skrive noen «GDPR-erklæring» nederst på CV-en. Slike samtykketekster er vanlige i enkelte andre europeiske land, men er ikke noe norske arbeidsgivere forventer.
Krav på informasjon
Arbeidsgiveren skal fortelle deg hva de bruker opplysningene til, hvem som får tilgang og hvor lenge de lagres. Som regel står dette i en personvernerklæring for jobbsøkere, ofte lenket fra søknadsskjemaet i Webcruiter, Jobbnorge eller lignende systemer. Les den før du sender, særlig hvis du blir bedt om å samtykke til noe.
Hvor lenge lagres søknaden din?
Det finnes ingen felles frist som gjelder alle. Utgangspunktet etter GDPR er at opplysninger skal slettes når de ikke lenger trengs til formålet, og hver arbeidsgiver må selv sette en lagringstid og opplyse om den. I praksis varierer det mye fra virksomhet til virksomhet, så sjekk personvernerklæringen.
To ting er verdt å vite:
- Lagring for framtidige stillinger: Vil arbeidsgiveren beholde CV-en din for å vurdere deg til andre jobber senere, ber de som regel om samtykke. Det samtykket kan du trekke tilbake.
- Offentlige arbeidsgivere: Stat og kommune har arkivplikt, så deler av søknaden kan bli lagret lenger enn hos en privat bedrift.
Rett til innsyn
Du kan be om å få se hvilke opplysninger arbeidsgiveren har om deg. Ifølge Datatilsynet er innsyn gratis, og virksomheten skal svare uten ugrunnet opphold og senest innen én måned. Du har også krav på å få vite formålet, hvor lenge opplysningene lagres og hvem de er delt med.
Rett til sletting
Du kan be om sletting når opplysningene ikke lenger trengs, når du trekker tilbake et samtykke, eller når de er behandlet uten lovlig grunnlag. Arbeidsgiveren kan i noen tilfeller avslå, for eksempel hvis de trenger opplysningene for å håndtere et rettskrav eller har plikt til å arkivere dem. Datatilsynets side om sletting har hele listen.
Mal: be om innsyn eller sletting
Send henvendelsen til kontaktpersonen i annonsen eller til personvernombudet hvis virksomheten har et. Hold det kort:
Emne: Forespørsel om innsyn i personopplysninger, søknad på stilling som [stillingstittel]
Hei,
Jeg søkte på stillingen som [stillingstittel] i [måned og år]. Jeg ber om innsyn i hvilke personopplysninger dere har lagret om meg i forbindelse med søknaden, hva de brukes til, hvem de er delt med og hvor lenge de lagres, jf. personvernforordningen artikkel 15.
Når rekrutteringsprosessen er avsluttet, ber jeg også om at opplysningene slettes, jf. artikkel 17, med mindre dere har plikt til å beholde dem.
Vennlig hilsen
[Navn]
[Telefon]
Får du ikke svar innen en måned, kan du klage til Datatilsynet.
Offentlig søkerliste: når navnet ditt blir offentlig
Søker du jobb i stat, kommune eller fylkeskommune, havner du på en offentlig søkerliste. Offentleglova § 25 sier at listen skal inneholde navn, alder, stilling eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune, i tillegg til hvor mange som har søkt og kjønnsfordelingen. Pressen og andre kan be om å få den.
Du kan be om å bli unntatt fra listen, men det er ikke automatisk. Arbeidsgiveren skal vurdere ønsket ditt opp mot allmennhetens interesse av å vite hvem som har søkt, og terskelen kan være høy for lederstillinger. Får du avslag, skal du få beskjed, slik at du kan trekke søknaden hvis du ønsker det. Er det viktig at nåværende arbeidsgiver ikke får vite at du søker, skriv en kort, konkret begrunnelse når du ber om unntak.
Sjekkliste før du sender CV-en
- Kun navn, telefon, e-post, bosted og LinkedIn i personalia
- Ingen fødselsnummer, kontonummer eller passkopi
- Alder og bilde er et bevisst valg, ikke en vane
- Ingen opplysninger om helse, religion, politikk, fagforening, sivilstand eller barn
- Les personvernerklæringen i søknadsportalen
- Svar bare ja til samtykke om lagring for framtidige stillinger hvis du faktisk vil det
- Lagre CV-en som PDF med et ryddig filnavn, for eksempel «CV-Ingrid-Haugen.pdf»
Personvernet slutter ikke når du får jobben. Hva som gjelder når arbeidsgiveren vil bruke bilde av deg på nettsiden eller i markedsføring, har vi skrevet om i samtykke til bilder av ansatte.
Vanlige spørsmål
Er en CV en personopplysning etter GDPR?
Ja. Navn, kontaktinformasjon, erfaring og bilde er alle personopplysninger, og arbeidsgiveren som mottar CV-en må følge GDPR når de lagrer og bruker den.
Må jeg skrive en GDPR-erklæring på CV-en?
Nei. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å behandle opplysningene lovlig. Samtykketekster nederst på CV-en er vanlig i enkelte andre land, men ikke i Norge.
Skal man ha med alder i CV-en?
Det er valgfritt. Mange unge søkere tar med fødselsdato, mens erfarne søkere ofte dropper det. Søker du i offentlig sektor, blir alderen uansett oppgitt på søkerlisten.
Hvor lenge kan en arbeidsgiver beholde søknaden min?
Det finnes ingen felles frist. Arbeidsgiveren skal slette opplysningene når de ikke lenger trengs, og må oppgi lagringstiden i personvernerklæringen. Vil de beholde søknaden til senere stillinger, skal de normalt ha samtykke fra deg.
Skal jeg skrive full adresse på CV-en?
Det er ikke nødvendig. By eller kommune holder for at arbeidsgiveren skal se om du bor i nærheten. Gateadressen kan du gi når du får et tilbud.
