Ansattbilder uten fotograf fungerer best når alle følger samme oppsett: én bakgrunn, ett utsnitt og én frist, og når bildene lages fra selfier med en felles stil i stedet for at hver ansatt sender inn sitt eget bilde. For team som er spredt på flere kontorer og hjemmekontor er det ofte den eneste måten å få med alle på. Her får du en sammenligning av alternativene og en plan du kan rulle ut på to uker.
Når fotodagen bare får med halve bedriften
Den klassiske løsningen er en fotodag på hovedkontoret. Det fungerer hvis alle sitter i samme bygg. For mange bedrifter ser det annerledes ut: et kontor i Oslo, fem personer i Bergen, noen i Trondheim, selgere som er mye på farten og et par som jobber fast hjemmefra i Lofoten.
Da blir resultatet omtrent alltid det samme. De som var på kontoret den dagen får fine bilder. Resten får en e-post om å «sende et bilde selv». Om et halvt år har nettsiden en blanding av studiobilder, beskårne feriebilder og grå silhuetter, og nyansatte har ingenting.
Det egentlige spørsmålet er derfor hvordan dere får et enhetlig sett med bilder av alle, uavhengig av hvor de sitter.
Fire alternativer sammenlignet
| Fotograf som reiser rundt | Lokal fotograf per by | Ansattes egne bilder | AI-portretter fra selfier | |
|---|---|---|---|---|
| Kostnad per person | Høyest: dagspris per sted pluss reise og overnatting | Fra rundt 1 750 kr per person, ofte mer | 0 kr, men mye intern tid | 269,40–449 kr, avhengig av antall |
| Ensartet uttrykk | Høyt | Lavt til middels, hver fotograf har sitt lys | Lavt | Høyt, samme bakgrunn og stil for alle |
| Får med alle | Bare de som er til stede på dagen | De som rekker en avtale | Sjelden | Ja, uansett hvor de jobber |
| Tid fra start til ferdig | Uker til måneder | Uker | Varierer, mye purring | 1–2 uker inkludert purring |
| Nyansatte | Venter til neste runde | Ny bestilling hver gang | Nytt avvik | Samme oppsett, samme uke |
| Best når | Dere også trenger miljø- og kampanjebilder | Få kontorer, god tid | Aldri som eneste løsning | Spredte team og løpende behov |
Fotografprisen er hentet fra prisene vi har samlet inn fra fotografer, og den varierer mye. Sammenligningen av kostnader og metoder er beskrevet mer i detalj i guiden til portrettbilder til bedrift.
Fotograf som reiser rundt
Gir det mest helhetlige resultatet hvis dere også vil ha bilder fra kontorene, gruppebilder og bilder til rekrutteringskampanjer. For rene portretter er det dyrt, og det løser ikke problemet med dem som er syke, på reise eller i permisjon den dagen fotografen kommer.
Lokal fotograf per by
Kan virke som en mellomløsning, men i praksis gir det ulike bilder. Selv med en detaljert brief har hver fotograf sitt eget lys, sin egen kamerainnstilling og sin egen etterbehandling. Mange ender opp med å betale for samlet retusj etterpå for å få bildene til å ligne hverandre.
Ansattes egne bilder
Gratis på papiret, men det koster tid. Noen sender et bilde fra bryllupet til søsteren, andre et bilde fra 2017, og noen svarer aldri. Kommunikasjonsteamet bruker timer på å purre og beskjære. Selv med en god instruks blir bakgrunn og lys aldri likt.
AI-portretter fra selfier
Hver ansatt tar 3–5 selfier med mobilen og laster dem opp. Tilbake kommer profesjonelle portretter der alle har samme bakgrunn og stil. Med Smil for bedrifter koster det 449 kroner per ansatt, med automatisk mengderabatt: 20 % fra ti ansatte, 30 % fra 25 og 40 % fra 50. Et team på 30 betaler 314,30 kroner per person, 9 429 kroner totalt inkludert mva.
Fordelen for spredte team er at det ikke spiller noen rolle hvor folk sitter. Ulempen er at dere ikke får miljøbilder eller gruppebilder. Mange kombinerer derfor: AI-portretter for alle ansatte, og en fotograf når dere uansett er samlet til en kickoff eller sommerfest.
Plan for utrulling på to uker
Uansett metode er det gjennomføringen som avgjør om alle blir med. Selve policyen, altså hvilke regler som gjelder for bakgrunn, klær og bruk, hører hjemme i retningslinjene for profilbilder i bedriften. Dette er planen for å få det gjort.
Dag 1: Bestem oppsettet
Velg én bakgrunn, ett utsnitt og en enkel kleskode før noen får beskjed. For eksempel: lys grå bakgrunn, fra brystet og opp, ensfarget overdel uten logoer. Be én eller to personer teste først, slik at dere ser resultatet før alle andre går i gang.
Dag 2: Send kunngjøringen
Send meldingen fra leder eller HR, ikke fra en anonym fellesadresse. Folk svarer raskere når de vet hvorfor og hvem som spør. Bruk gjerne denne:
Emne: Nye profilbilder til alle, frist fredag 30. oktober
Hei alle sammen,
Vi oppdaterer profilbildene til nettsiden, Teams og e-postsignaturen, slik at alle i bedriften har bilder som henger sammen, uansett hvilket kontor du jobber fra.
Slik gjør du det:
- Du får en egen lenke på e-post i løpet av dagen.
- Ta 3–5 selfier med mobilen. Det tar fem minutter.
- Velg det bildet du liker best av dem du får tilbake.
Frist: fredag 30. oktober.
Bildene brukes på nettsiden, i Teams og Outlook og i e-postsignaturen. Det er frivillig å være med, og du kan når som helst be om å få bildet fjernet. Si fra til meg hvis du har spørsmål eller ikke ønsker å delta.
Hilsen [navn]
Dag 2: Legg ved selfie-instruks
Legg ved en kort instruks. Jo mer konkret, jo bedre blir resultatet:
- Stå ved et vindu med ansiktet mot dagslyset. Ikke ta bildene med sterkt lys bak deg.
- Hold mobilen i øyehøyde eller litt over, en armlengde unna.
- Varier litt: ulike rom, ulike vinkler, gjerne bytt overdel mellom bildene.
- Ingen solbriller, caps eller andre personer i bildet. Bruker du briller til vanlig, ta noen bilder med.
- Ansiktet skal være skarpt og ikke dekket av hår, hender eller filter.
Dag 5: Første purring
En vennlig påminnelse til dem som ikke har startet. Gjør det personlig: en direktemelding i Teams fra nærmeste leder fungerer bedre enn enda en e-post til alle.
Dag 8: Godkjenning
Hver ansatt velger sitt eget bilde. Kommunikasjon eller HR sjekker at utsnittet er likt og at bildet faktisk ligner personen. Har noen valgt et bilde som skiller seg ut, be om et annet valg.
Dag 10: Siste purring og innsamling
Ring dem som fortsatt mangler. Ofte er det to eller tre personer igjen, og de har som regel bare glemt det.
Dag 12–14: Publiser alle steder samtidig
Bytt bilder på alle flatene samme uke, ellers ender dere med nye bilder på nettsiden og gamle i Teams:
- Nettsiden. Om oss, kontaktsider og eventuelle kontorsider.
- Microsoft 365. Bildet i Teams og Outlook hentes fra samme konto, så ett bytte holder. Hver ansatt kan bytte selv, eller IT kan legge inn bildene sentralt.
- E-postsignaturen. Lag like signaturer med bildet. Vårt gratis signaturverktøy gjør det enkelt.
- LinkedIn. Oppfordre, men ikke krev, at ansatte bruker det nye bildet.
- Intranett og organisasjonskart.
Lagre originalfilene i en felles mappe med fast filnavn, for eksempel etternavn-fornavn.jpg. Det sparer mye tid neste gang.
Nyansatte som kommer løpende
Det er her de fleste ansattbildeprosjekter faller sammen. Seks måneder etter fotodagen har bedriften åtte nye ansatte, og ingen av dem har bilde.
Gjør profilbildet til en fast del av onboardingen i stedet for et prosjekt hvert annet år:
- Legg «profilbilde» inn i sjekklisten for første uke, sammen med PC, tilganger og adgangskort.
- Send lenken til selfiene sammen med velkomst-e-posten.
- Gi én person ansvar for å legge bildet inn på nettsiden og i Teams innen to uker.
Med et fast oppsett får den nyansatte samme bakgrunn og stil som resten av teamet, også når vedkommende begynner på et kontor dere aldri har hatt fotograf på. Se også guiden til onboarding av nyansatte.
Ansatte som ikke vil være med
Det skal være frivillig. Datatilsynet skriver at arbeidsgiveren som regel må hente inn samtykke fra de ansatte før portrettbilder av dem publiseres på internett eller intranett. Les mer om hva som gjelder i guiden til samtykke for bilder av ansatte.
I praksis er det sjelden noen sier nei til selve bildet. Det vanligste er at folk ikke liker å bli fotografert, eller at de ikke vil ligge ute på nettsiden. Noen grep som hjelper:
- Skill mellom internt og eksternt. Mange er greie med bilde i Teams, men ikke på nettsiden. Spør om begge deler hver for seg.
- Ha en nøytral plassholder i samme form og farge som bildene, med initialer. Da ser oversikten ryddig ut selv om noen mangler.
- Ikke press. En person uten bilde er bedre enn en kollega som misliker sitt eget bilde på nettsiden.
- Gjør det enkelt å trekke seg. Når noen slutter eller ombestemmer seg, fjern bildet fra alle flater samme uke.
Vanlige spørsmål
Kan vi lage ansattbilder uten fotograf som ser profesjonelle ut?
Ja, hvis alle følger samme oppsett. Det som gjør ansattbilder uprofesjonelle er sjelden kvaliteten på hvert enkelt bilde, men at bakgrunn, lys og utsnitt spriker. AI-portretter fra selfier gir samme bakgrunn og stil for alle, uten at noen må reise.
Hva koster ansattbilder for et team på flere kontorer?
Med fotograf avhenger det av antall steder, fordi hver by blir et eget oppdrag. Lokale fotografer starter på rundt 1 750 kroner per person. AI-portretter hos Smil koster 269,40–449 kroner per ansatt, avhengig av hvor mange dere er.
Hvordan får vi enhetlige ansattbilder når folk jobber hjemmefra?
Bestem én bakgrunn, ett utsnitt og en enkel kleskode før noen starter, og la alle bruke samme metode. Bilder som hver ansatt tar og sender inn selv blir nesten aldri like.
Hvor lang tid tar det å få bilder av alle ansatte?
Med en tydelig plan og AI-portretter tar det rundt to uker, der det meste av tiden går med til å vente på de siste. Selve bildene er ferdige i løpet av timer.
Er det lov å publisere bilder av ansatte uten samtykke?
Som hovedregel nei, for portrettbilder på nettsiden eller intranettet. Be om et skriftlig ja, si hvor bildet skal brukes, og fjern det når den ansatte ber om det eller slutter.
