Hva bør stå i en e-postsignatur?
Fem linjer holder. Navn, tittel, selskap, telefon og én lenke.
Alt utover det gjør signaturen tyngre å lese, ikke mer profesjonell.
| Tar med | Hopper over |
|---|---|
| Fullt navn | Sitater og livsvisdom |
| Tittel og selskap | Hele postadressen |
| Telefonnummer | Fire sosiale ikoner |
| Én lenke (nettside eller LinkedIn) | «Tenk på miljøet før du skriver ut» |
| Eventuelt et lite portrettbilde | Store logoer og bannere |
Grunnen er enkel: mottakeren leter etter én ting – hvordan de får tak i deg. Jo mer du legger til, jo lenger tid tar det å finne.
Tre maler du kan kopiere
1. Enkel og nøytral
Ola Nordmann
Rådgiver | Bedrift AS
+47 900 00 000
bedrift.no
Passer nesten alle. Kort, ryddig, fungerer like godt på mobil som på skjerm.
2. Med LinkedIn
Ola Nordmann
Salgssjef | Bedrift AS
+47 900 00 000
bedrift.no · linkedin.com/in/olanordmann
Bruk denne hvis du jobber med salg, rekruttering eller rådgivning, der folk gjerne sjekker deg opp før de svarer.
3. Kort svarsignatur
Ola – Bedrift AS
+47 900 00 000
Til svar i lange tråder. Ingen liker å scrolle forbi den fulle signaturen fem ganger i samme samtale.
Slik legger du inn signaturen
Gmail på PC og Mac
- Klikk tannhjulet øverst til høyre og velg Se alle innstillinger.
- Bla ned til Signatur og klikk Opprett ny.
- Gi den et navn, skriv inn signaturen og formater den.
- Velg om den skal brukes på nye e-poster, svar, eller begge.
- Bla helt ned og klikk Lagre endringer. Dette siste steget er lett å glemme.
Outlook på PC
- Åpne en ny e-post.
- Klikk Signatur i menylinjen, deretter Signaturer.
- Klikk Ny, gi signaturen et navn og skriv den inn.
- Velg under Velg standardsignatur om den skal på nye meldinger, svar, eller begge.
- Klikk OK.
Outlook på nett
- Klikk tannhjulet øverst til høyre.
- Søk på signatur i innstillingene.
- Skriv inn signaturen og velg når den skal brukes.
- Klikk Lagre.
Apple Mail på Mac
- Åpne Mail og gå til Innstillinger, deretter Signaturer.
- Velg e-postkontoen i venstre kolonne og klikk +.
- Skriv inn signaturen.
- Dra signaturen over på kontoen du vil knytte den til.
iPhone
Gå til Innstillinger → Apper → Mail → Signatur. Skriv inn teksten. Har du flere kontoer, velg Per konto for å gi dem ulik signatur.
Android (Gmail-appen)
Åpne Gmail-appen, trykk menyen øverst til venstre, velg Innstillinger, velg kontoen din og trykk Mobilsignatur.
Bilde i signaturen – ja eller nei?
Et lite portrettbilde gjør at folk husker hvem du er, særlig hvis dere ikke har møttes. Det fungerer godt i salg, rådgivning og rekruttering.
Men det finnes fallgruver:
- Hold det lite. 100–150 piksler bredt holder. Store bilder ser amatørmessige ut og gjør e-posten treg.
- Bruk samme bilde som på LinkedIn. Da kjenner folk deg igjen på tvers av kanaler.
- Regn med at det blir blokkert. Mange e-postklienter laster ikke bilder automatisk. Signaturen må fungere uten bildet også – derfor bør kontaktinfoen stå som tekst, ikke ligge inne i bildet.
Trenger du et bilde til dette formålet, kan du bruke det samme du har på LinkedIn eller CV-en.
Lag signaturen ferdig
Vil du slippe å fikle med formatering, kan du bruke vår gratis e-postsignatur-generator. Du fyller inn navn, tittel og kontaktinfo, laster eventuelt opp et bilde, og får en ferdig signatur du kan kopiere rett inn i Gmail, Outlook eller Apple Mail.
Har du ikke et godt portrettbilde å bruke? Med Smil får du 30–70 profesjonelle portretter fra 349 kr, levert på under to timer.
Vanlige spørsmål
Hva er en e-postsignatur? Tekstblokken nederst i e-posten din med navn, tittel og kontaktinformasjon. De fleste e-postprogrammer legger den inn automatisk på hver e-post du sender.
Hvor lang bør signaturen være? Tre til fem linjer. Er den lengre, blir den fort stående i veien – særlig på mobil.
Bør jeg ha signatur på svar også? Ha en kort versjon på svar, med navn og telefonnummer. Full signatur på hver melding i en lang tråd blir mest støy.
Hvorfor vises ikke bildet i signaturen min? De fleste e-postklienter blokkerer bilder som standard fram til mottakeren velger å laste dem. Derfor må all viktig informasjon stå som tekst.
Kan jeg ha ulik signatur på jobb og privat? Ja. Både Gmail, Outlook og Apple Mail lar deg lage flere signaturer og knytte dem til hver sin konto.
Hva bør jeg ikke ha med? Sitater, store logoer, hele postadressen og lange lister med sosiale medier. Det tar plass uten å gjøre det lettere å få tak i deg.
